Οι μελέτες για την τιμολόγηση μεταφορών βρίσκουν συνέχεια το ίδιο: έως και ένα στα πέντε τιμολόγια έχει λάθος. Στις μεταφορές, όπου τα περιθώρια είναι στενά, αυτό δεν είναι θέμα στρογγυλοποίησης — είναι χρήματα που διαρρέουν από την επιχείρηση κάθε εβδομάδα.
Από πού διαρρέουν τα χρήματα
- Εφαρμόζεται λάθος τιμή. Μια παλιά τιμή, μια μη συμφωνημένη διαδρομή ή μια προσαύξηση τρυπώνει σε ένα κατά τα άλλα κανονικό τιμολόγιο.
- Διπλές χρεώσεις. Το ίδιο φορτίο ή το ίδιο έξτρα τιμολογείται δύο φορές.
- Έξτρα που δεν συμφώνησε κανείς. Χρόνος αναμονής, μια δεύτερη στάση, μια επαναπαράδοση — προστίθενται χωρίς αναφορά σε ό,τι πραγματικά επιβεβαιώθηκε.
- Λάθη νομίσματος και ΦΠΑ. Ένα διασυνοριακό φορτίο κρατημένο σε ένα νόμισμα, τιμολογημένο σε άλλο, με λάθος ισοτιμία.
- Καθυστερημένη τιμολόγηση. Μέχρι να εμφανιστούν τα χαρτιά, η έξτρα χρέωση έχει ξεχαστεί και δεν τιμολογείται καθόλου.
Γιατί ένα υπολογιστικό φύλλο δεν το πιάνει
Σε ένα υπολογιστικό φύλλο το τιμολόγιο ζει χωριστά από την παραγγελία από την οποία προήλθε. Τίποτα δεν συγκρίνει «τι συμφωνήσαμε» με «τι τιμολογήθηκε», οπότε ένας λάθος αριθμός μοιάζει ακριβώς με έναν σωστό. Ο μόνος έλεγχος είναι ένας κουρασμένος άνθρωπος που θυμάται μια τιμή πριν τρεις εβδομάδες.
Πώς να κλείσετε τη διαρροή
Η λύση είναι να χτίζετε το τιμολόγιο από την παραγγελία και την παράδοση, όχι από τη μνήμη. Όταν η συμφωνημένη τιμή, οι επιβεβαιωμένες στάσεις και η υπογεγραμμένη παράδοση τροφοδοτούν αυτόματα το τιμολόγιο, μια απόκλιση ξεχωρίζει αντί να περνά απαρατήρητη — και το τιμολόγιο βγαίνει την ίδια μέρα, πριν ξεχαστεί οτιδήποτε.
Έτσι το χειρίζεται η Nucra: η παραγγελία, η μεταφορά και το υπογεγραμμένο CMR ρέουν σε ένα τιμολόγιο, ώστε αυτό που χρεώνετε να ταιριάζει με αυτό που συμφωνήσατε, και αυτό που πληρώνετε σε έναν μεταφορέα να ταιριάζει με αυτό που πραγματικά έκανε.