Изследванията на транспортното фактуриране откриват все едно и също: до всяка пета фактура има грешка. В транспорта, където маржовете са тънки, това не е дреболия — това са пари, които изтичат от бизнеса всяка седмица.
Къде изтичат парите
- Прилага се грешна цена. Стара цена, неуговорено направление или премийна тарифа се промъква в иначе нормална фактура.
- Дублирани плащания. Един и същ товар или един и същ разход се фактурира два пъти.
- Допълнителни разходи, които никой не е уговарял. Престой, втора точка, повторна доставка — добавени без връзка към това, което реално е потвърдено.
- Грешки във валута и ДДС. Международен товар, поръчан в една валута, фактуриран в друга, по грешен курс.
- Закъсняло фактуриране. Докато документите изплуват, допълнителният разход е забравен и изобщо не се фактурира.
Защо таблицата не може да го хване
В таблицата фактурата стои отделно от поръчката, от която идва. Нищо не сравнява „какво уговорихме" с „какво фактурирахме", така че грешното число изглежда точно като вярното. Единствената проверка е един уморен човек да си спомни цена отпреди три седмици.
Как да спреш течението
Решението е фактурата да се гради от поръчката и доставката, а не от паметта. Когато уговорената цена, потвърдените точки и подписаната доставка захранват фактурата автоматично, разминаването изпъква, вместо да се промъкне — а фактурата излиза същия ден, преди нещо да се забрави.
Точно така го прави Nucra: заявката, транспортът и подписаният ЧМР се събират в една фактура, така че това, което фактурираш, съвпада с това, което си уговорил, а това, което плащаш на превозвач, съвпада с това, което реално е свършил.