Повечето спедиторски фирми в България работят с комбинация от Excel, имейл, Viber и папка с CMR-та. Работи — докато заявките са десет на седмица. При петдесет вече се губят документи, фактурите се пишат два пъти, а „къде е камионът" се пита по телефона. Този текст е за момента, в който се решите да търсите софтуер за спедиция и транспорт — и за това какво да очаквате от него, преди да го купите.
Една заявка, един процес
Тестът за всяка програма е прост: въвеждате ли едно и също нещо два пъти? Ако заявката на клиента се преписва в поръчката към превозвача, после в CMR-то, после във фактурата — това не е софтуер за спедиция, а четири формуляра. Добрата система тръгва от заявката и от нея произвежда всичко останало: поръчката към превозвача с условията, инструкцията към шофьора, CMR товарителницата с попълнени страни и стока, фактурата с цената и валутата, известието до клиента при товарене и доставка.
Какво да проверите преди да подпишете
- Контрагенти по ДДС номер. Въвеждате „BG123456789" и системата попълва име и адрес от VIES. Ако трябва да пишете фирмата на ръка — ще имате три версии на всеки клиент.
- Превозвачи и техните документи. Лиценз, застраховка, срок — и предупреждение, когато изтичат. Спедиторът носи отговорност за това, на кого дава товара.
- CMR от заявката. Не празна бланка, а попълнен документ с четири екземпляра, готов за печат — и подготвен за e-CMR, който от 2027 г. става стандарт в ЕС по регламента eFTI.
- Проследяване без телефон. Шофьорът потвърждава товарене и доставка от телефона си; клиентът получава известие; вие виждате на една карта кое е натоварено, кое е в движение, кое чака.
- Фактура от доставката. Цената е в заявката, доставката е потвърдена — фактурата излиза с едно натискане, в правилната валута, с вярната ДДС логика за вътреобщностна доставка.
- Експорт към счетоводството. В България това означава Микроинвест Делта (и правилните кодове на операциите, които счетоводителят ви ползва); за германски клиенти — DATEV. Ако експортът го няма, някой преписва всичко на ръка.
- Банково засичане. Качвате извлечението, платените фактури се отбелязват сами. При двеста фактури на месец това е разликата между половин ден и пет минути.
Кое НЕ ви трябва
Не ви трябва „ERP за логистика" с 400 екрана, внедряване за шест месеца и консултант на час. Спедиторска фирма с 3–15 души има нужда от нещо, което диспечерът научава за един следобед. Ако демонстрацията започва с „първо ще конфигурираме процесите ви" — това е знак.
Колко струва
Честният отговор: месечен абонамент, без дългосрочен договор, с възможност да спрете. Всичко друго — лицензи „завинаги", такси за внедряване, доплащане за всеки потребител — е модел от 2010 г. Сметнете го срещу времето, което днес губите за преписване, търсене на документи и звънене на шофьори.
Как е направена Nucra
Nucra е построена точно около този процес: една заявка движи превозвача, шофьора, CMR-то, фактурата и плащането, а вие виждате само това, което чака решение. Контрагентите се пълнят от VIES, CMR-то се генерира от заявката (има и безплатен CMR генератор без регистрация), експортът към Микроинвест и DATEV е вграден, извлечението засича фактурите. Ако това е начинът, по който искате да работите — заявете достъп и вижте на собствени заявки.