Gli studi sulla fatturazione dei trasporti trovano sempre la stessa cosa: fino a una fattura su cinque contiene un errore. Nel trasporto, dove i margini sono sottili, non è un problema di arrotondamenti — è denaro che esce dall’azienda ogni settimana.
Dove se ne va il denaro
- Si applica la tariffa sbagliata. Un prezzo vecchio, una tratta non concordata o una tariffa maggiorata finiscono su una fattura per il resto normalissima.
- Le voci si duplicano. Lo stesso carico, o lo stesso extra, viene fatturato due volte.
- Extra che nessuno ha concordato. Soste, una seconda fermata, una riconsegna — aggiunti senza un riscontro su ciò che era stato effettivamente confermato.
- Errori di valuta e IVA. Un carico internazionale trattato in una valuta, fatturato in un’altra, al cambio sbagliato.
- Fatturazione tardiva. Quando finalmente saltano fuori i documenti, l’extra è ormai dimenticato e non viene fatturato affatto.
Perché un foglio di calcolo non se ne accorge
In un foglio di calcolo la fattura vive separata dall’ordine da cui nasce. Niente confronta «ciò che abbiamo concordato» con «ciò che abbiamo fatturato», e così un numero sbagliato è identico a uno giusto. L’unico controllo è una persona stanca che si ricorda una tariffa di tre settimane fa.
Come chiudere la falla
La soluzione è costruire la fattura dall’ordine e dalla consegna, non dalla memoria. Quando la tariffa concordata, le fermate confermate e la consegna firmata alimentano la fattura in automatico, una discrepanza salta all’occhio invece di passare inosservata — e la fattura parte lo stesso giorno, prima che qualcosa venga dimenticato.
È così che Nucra la gestisce: la richiesta, il trasporto e la CMR firmata confluiscono in un’unica fattura, così ciò che fatturate corrisponde a ciò che avete concordato, e ciò che pagate a un vettore corrisponde a ciò che ha davvero fatto.