Badania fakturowania w transporcie wciąż wykazują to samo: nawet co piąta faktura zawiera błąd. W transporcie, gdzie marże są cienkie, to nie problem zaokrągleń — to pieniądze wyciekające z firmy co tydzień.
Gdzie wyciekają pieniądze
- Zastosowano złą stawkę. Stara cena, nieuzgodniona trasa lub dopłata trafia na skądinąd normalną fakturę.
- Zdublowane pozycje. Ten sam ładunek albo ten sam dodatek fakturowany dwa razy.
- Dodatki, których nikt nie uzgodnił. Postój, druga rozładunkowa, ponowna dostawa — dodane bez odniesienia do tego, co faktycznie potwierdzono.
- Błędy waluty i VAT. Ładunek transgraniczny zlecony w jednej walucie, fakturowany w innej, po złym kursie.
- Spóźnione fakturowanie. Zanim papiery się pojawią, dodatkowy koszt jest zapomniany i w ogóle nie zafakturowany.
Dlaczego arkusz tego nie wyłapie
W arkuszu faktura żyje osobno od zlecenia, z którego pochodzi. Nic nie porównuje „co uzgodniliśmy" z „co zafakturowano", więc zła liczba wygląda dokładnie jak dobra. Jedyną kontrolą jest zmęczony człowiek pamiętający stawkę sprzed trzech tygodni.
Jak zatkać wyciek
Rozwiązaniem jest budowanie faktury z zlecenia i dostawy, a nie z pamięci. Gdy uzgodniona stawka, potwierdzone przystanki i podpisana dostawa automatycznie zasilają fakturę, rozbieżność rzuca się w oczy zamiast prześlizgnąć — a faktura wychodzi tego samego dnia, zanim cokolwiek zostanie zapomniane.
Właśnie tak robi to Nucra: zlecenie, transport i podpisany CMR spływają do jednej faktury, więc to, co fakturujesz, zgadza się z tym, co uzgodniłeś, a to, co płacisz przewoźnikowi, zgadza się z tym, co naprawdę zrobił.